Advokat-86.ru

Помощь адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

Читать еще:  Если нет на руках договора дарения квартиру у одареной стороны

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читать еще:  Где сдавать экзамен по правилам

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

Рекрутинговые компании рассказали, какие профессии утратили актуальность в связи с эпидемией коронавируса. Их данные приводит «РИА Новости». Невостребованные профессии По данным сервиса поиска работы Worki, сильнее всего рост вакансий замедлился в гостиничном.

«Палача и рюмку водки. Водку мне – остальное ему! Подумаешь – медведь! Не хорек все-таки… Другие живут, и ничего. Мы бы его приручили, причесали, он бы плясал нам иногда…» «Обыкновенное чудо» В сети растет и ширится возмущение коллег по поводу использования.

Профессиональный стандарт как основа должностной инструкции

Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н был утвержден профессиональный стандарт «Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он внес заметные коррективы в требования к трудовым функциям делопроизводителей (необходимым знаниям, умениям, действиям). Связано это с постоянным развитием современных информационно-коммуникационных технологий, которые все чаще и активнее внедряются и применяются при работе с документами.

Профессиональный стандарт стал своего рода каркасом для составления должностных инструкций делопроизводителя, секретаря-администратора, секретаря руководителя. В нем прописаны все права и обязанности специалиста, обозначены требуемые уровни знаний и ответственности.

Ответственность

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

  • за превышение своих полномочий;
  • причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
  • нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Что должна содержать должностная инструкция документоведа: примеры и образцы документов

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.
Читать еще:  Заявление о зачете суммы излишне уплаченного налога образец заполнения

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector