Advokat-86.ru

Помощь адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники

Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2020 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом – «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Читать еще:  Ближайшее мрзо для постановки на учет авто от пеше стрелецкой улице

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________”.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

– непосредственно самого работника,
– соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Подготовка дополнительного соглашения

Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии должно быть подготовлено в 2-х экз. (по одному для работодателя и сотрудника), а его номер – это порядковый номер дополнений к ТД. Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.
  2. В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
  3. Подпись на доп. соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.
Читать еще:  Волосатова мария павловна г орел

Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.

Кого информировать о смене

Заботы, связанные с заменой, в том числе подача необходимых документов и само получение новой красной книжицы, возлагаются на гражданина. Но этим хлопоты не ограничиваются — гражданину еще предстоит сообщить о факте обновления ряду лиц и организаций. Список таких организаций не зависит от причин замены удостоверения и, например, перечень лиц, кого уведомить, что поменял паспорт в 45 лет, аналогичен перечню тех, кого уведомляют о смене по иным основаниям.

№ 1. Работодатель

Работодатель является важнейшим субъектом, куда надо подать сведения при замене паспорта, это необходимо по двум причинам:

  • личные данные лица указываются в ряде рабочих документов, в том числе трудовой книжке. Эти документы не переоформляются, но в них в установленном порядке вносятся изменения;
  • работодатель вправе взять на себя часть хлопот по уведомлению других организаций о переменах, например, он сам подаст информацию в банк или ПФР.

Порядок уведомления о новом удостоверении личности регламентирован внутренними инструкциями работодателя; сотруднику следует явиться в отдел кадров с новым паспортом и документом, на основании которого он был оформлен, например, свидетельством о браке. Дальнейшие действия и обязанности работника разъяснят ему сотрудники отдела.

№ 2. Банк

Один из субъектов, куда нужны новые данные о новом паспорте, — это банк, в котором у гражданина открыт счет (выдана карта).

Если вы являетесь участником зарплатной программы банка, то есть счет и карта для вас оформлялись через работодателя, сведения о новом удостоверении личности передаст сам работодатель. Но часто сообщать информацию о новом документе в банк приходится самостоятельно.

Порядок того, как уведомить банк о смене паспорта, несложен: явиться в отделение банка с новой бумагой и старой картой. Возможно, оператор банка попросит заполнить заявление о замене карты, если того требует процедура, принятая в конкретном банке. В таком случае бланк заявления предоставят на месте либо его заполнит сам сотрудник со слов заявителя и предоставит для подписи.

Срок выдачи новой карты зависит от регламента банка и вида самой карты и составляет от нескольких минут до нескольких дней.

№ 3. Страховые компании

Компания, в которой у вас оформлен полис обязательного медицинского страхования, является важным лицом, куда сообщать новые данные после замены паспорта необходимо в течение месяца с момента оформления нового документа. Это важно сделать потому, что в случае расхождения информации в базе и в полисе с информацией документа, удостоверяющего личность, оплата медицинских услуг, оказанных лицу, невозможна. Проще говоря, у вас возникнут проблемы в медицинских учреждениях при попытке записаться к врачу или получить другие медицинские услуги.

Чтобы уведомить страховщика, необходимо явиться к нему с новым удостоверением личности, уведомлением из ПФР, выданным после предоставления информации туда, и старым полисом. Компания-страховщик вправе потребовать дополнительные документы, поэтому, прежде чем идти в отделение, следует выяснить точный список по телефону.

По другим страховкам (ОСАГО, КАСКО, страхование жизни и прочие) также следует сообщить страховщикам свои новые паспортные данные как можно быстрее.

№ 4. ПФР

Пенсионный фонд РФ входит в список организаций, кому сообщать о смене паспорта и личных данных лица необходимо. Сделать это получится в любом отделении ПФР в течение 30 дней с момента замены документа, заполнив соответствующую анкету, бланк которой выдадут на месте.

Налоговая инспекция

У каждого гражданина Российской Федерации имеется индивидуальный номер налогоплательщика — ИНН, который присваивается один раз и на всю жизнь.

Читать еще:  Возврат денег за телефон по закону

Но Федеральная налоговая служба не входит в перечень организаций, куда надо сообщать, что поменяла паспорт по возрасту или какому-либо иному основанию. В соответствии с ч. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ, орган, оформивший и выдавший новое удостоверение личности, обязан самостоятельно уведомлять налоговиков об этом факте и сообщать все изменившиеся персональные данные человека.

Кому надо сообщить о смене

Паспорт — это личная бумага, все хлопоты, связанные с его оформлением, получением ложатся на самого гражданина. Он же обязан позаботиться об уведомлении всех заинтересованных лиц и компаний о новых реквизитах удостоверяющего документа. Перечень организаций, в которые следует сообщить, не зависит от оснований получения нового удостоверения: субъекты, куда надо предоставить новые данные после замены паспорта в 45 лет, не отличаются от тех, кому сообщается о замене по иным основаниям.

  1. Банк, в котором у гражданина открыт счет. Ответ на вопрос, нужно ли сообщать в банк при замене паспорта самостоятельно, зависит от обстоятельств открытия счета. Если счет лица открыт в рамках зарплатного проекта, участником которого он до сих пор является — работодатель сам известит банк о произошедших изменениях. Если счет гражданин открывал сам или к моменту замены документа вышел из зарплатного проекта, то извещать банк придется самостоятельно. Для этого следует явиться в отделение банка и разъяснить ситуацию.
  2. Работодателя. Работодатель ведет все трудовые документы гражданина в период его работы, в них он обязан внести изменения, в связи с получением нового удостоверения работником. Кроме того, работодатель вправе взять на себя часть хлопот по уведомлению других организаций, например, он сам вправе подать информацию в банк или ПФР, проконсультировать, в какие службы надо сообщать при получении нового паспорта, и посодействовать в оформлении документов. Чтобы сообщить о замене, достаточно явиться в отдел кадров и разъяснить ситуацию. С собой следует захватить новое удостоверение и документ, на основании которого произошла замена, например, свидетельство о вступлении в брак. Дальнейшие действия разъяснят сотрудники кадровой службы.
  3. Страховщика по ОМС (организацию, в которой у гражданина оформлен полис ОМС) следует уведомить о смене в течение месяца с момента оформления нового документа. В противном случае возможна ситуация, когда возникнет противоречие между информацией из документов гражданина и информацией, изложенной в полисе. Это чревато отказом в оказании медицинских услуг, поэтому ответ на вопрос, нужно ли менять полис ОМС при замене паспорта в 45 лет, — да, это необходимо. Для уведомления следует позвонить в свою компанию, разъяснить ситуацию и выяснить точный порядок такого уведомления и перечень необходимых документов, а затем явиться в офис компании для подачи уведомления.
  4. Пенсионный фонд РФ извещается, чтобы информация в базе фонда соответствовала фактической. Для уведомления фонда следует явиться в любое его отделение, заполнить специальную анкету, бланк которой выдадут на месте, и подать ее сотруднику. Сделать это следует в течение месяца с момента получения нового удостоверения. Форма уведомления утверждена Постановлением Пенсионного фонда РФ №335п от 13.06.2019.

Вопреки распространенному заблуждению, лицо не обязано уведомлять налоговую инспекцию. В соответствии с ч. 8 ст. 85 Налогового кодекса РФ, орган, оформивший и выдавший новое удостоверение, самостоятельно сообщит об этом налоговикам. Сам гражданин заявление в налоговую о смене паспорта не пишет.

Кроме того, следует переоформить водительские права и загранпаспорт, чтобы они соответствовали данным нового удостоверения. Для этого следует обратиться в профильные госорганы.

Другой вариант

Более рациональный вариант – не зачеркивать ничего в договоре, а заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что, например, фамилию «Иванова» в трудовом соглашении следует читать как «Петровка». Подробнее об этом см. «Трудовой договор: изменяем фамилию допсоглашением: образец».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector