Advokat-86.ru

Помощь адвоката
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приложение к письму оформление образец

Приложение к письму оформление образец

Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2 Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.

Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

  • после текста на сопроводительном документе;
  • в тексте основного документа;
  • на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Читать еще:  Как заплатить за патеннт

Правила оформления приложений

Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз.

Если не названо, то указываем полностью:

Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.

Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что «реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами».

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1).

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Читать еще:  Как и кому писать жалобу на полицию

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Изображения и иллюстрации в приложении

К изображениям относятся и отсканированные документы. Сканируя готовые материалы, проверяйте, как отображаются все символы — они должны хорошо читаться.

Тоже самое касается и обычных изображений. Они должны быть в высоком разрешении и без водяных знаков.

Каждое изображение подписывают (рис.1, рис. 2). В приложении они размещаются в порядке упоминания в тексте.

Примеры оформления изображений в приложении.

Правила оформления приложения

Все элементы в приложении оформляются согласно требованиям ГОСТа 2.105-95 и ГОСТа 2.301-68.

Правило 1. Каждое приложение располагается на отдельном листе. Выравнивание по центру. Название должно быть у каждого элемента.

НеправильноПравильно
В одном листе приложения студент разместил 3 диаграммыВ одном листе приложения студент разместил 1 диаграмму, а две другие на следующие двух листах

Правило 2. Шрифт тот же, что и у основного текста (Times New Roman, полуторный, 14), допускается полужирный курсив.

НеправильноПравильно
Работа написана 14 шрифтом, а приложение 12 шрифтом ради того, чтобы влезло в 1 страницуРабота написана 14 шрифтом, приложение тоже 14 шрифтом, а текст приложения переносится на сколько листов

Правило 3. Автор ссылается на приложения в основном тексте.

Все приложения должны упоминаться в тексте. На них должна вести ссылка, с указанием номера приложения и его названия.

НеправильноПравильно
В приложении есть данные, о которых нет ничего в текстеНа все материалы из приложения автор ссылается в тексте

Правило 4. Используется внутренние или затекстовые ссылки вместо прямого упоминания автора и названия работы.

НеправильноПравильно
Исходя из анализа работы Асаула, А.Н. “Теория и методология институциональных взаимодействий субъектов инвестиционно-строительного комплекса”, определение «девелопмент» обязательно имеет признаки…Исходя из анализа работы [1], определение «девелопмент» имеет следующие признаки…

Разницы между текстовой и затекстовой ссылками нет. Можете использовать любой способ.

Примеры оформления текстовой и затекстовой ссылок

Правило 5. Приложение размещается после списка литературы. Оно должно быть последним разделом в работе.

НеправильноПравильно
Приложение размещено после заключенияПриложение размещено после списка использованной литературы

Правило 6. У приложения нет ограничения по объему. Но в общем объеме работы его не учитывают. При этом нумерация у приложения общая с остальной работой.

Читать еще:  Запись в трудовой книжке прошу считать недействительной

Правило 7. Если приложений слишком много, то их оформляют в отдельную брошюру с отдельным оглавлением.

НеправильноПравильно
Все 50 файлов студент оформляет в приложения, делая работу и без того объемнойСтудент оформляет отдельную брошюру все приложения по требованиям методички

Правило 8. Приложения нумеруют или обозначают буквами, например “Приложение Ж”. В кириллице не используются Ё, Й, Ч, З, Ь, Ъ, Ы, в латинице — I и O. Сначала указывают номер, а потом название. Располагаются материалы по порядку упоминания.

Правило 9. Таблицы и изображения в приложении, как и остальные элементы, нумеруются и подписываются. Даже если, в приложении один файл, его необходимо пронумеровать.

НеправильноПравильно
Студент вынес исходные данные в приложение и не стал нумеровать, так как приложение было одноСтудент вынес исходные данные в приложение и подписал таблицу, так как это не единственная таблица в работе

Правило 10. Если приложение слишком большое для одного листа, например объемная таблица, его переносят на следующий. На втором листе вверху указывается «Продолжение приложения». Номер приложения повторять не надо.

НеправильноПравильно
Перенести большую таблицу в приложении, на втором листе указать повторно название таблицыПеренести большую таблицу в приложении на следующий лист, указав на втором листе «Продолжение приложения»

Правило 11. Чертежи, выполненные вручную, рекомендуется сканировать, проверить правильность отображения данных и подписать в редакторе — проставить названия и нумерацию.

Правила оформления чертежей особо больших форматов (А3, А4*3, А1, А4*4) регламентируются методичками.

НеправильноПравильно
Вставить чертеж большого формата в текст работыВынести чертеж в приложение, а тексте указать ссылку на него

Правило 12. Заимствованные изображения необходимо подписать, указав источник.

НеправильноПравильно
График роста налоговых платежей за 2 квартал 2010 годаГрафик роста налоговых платежей за 2 квартал 2010 года

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Примеры оформления приложений

Приложение в курсовой, дипломе, реферате — раздел со справочными материалами, которые из-за большого размера не помещаются в основном тексте. В приложение выносятся чертежи, изображения, расчеты, таблицы, графики, схемы, анкеты, карты и тд.

Все материалы в приложении должны быть хорошего качества. Располагают их в приложении в порядке упоминания в работе.

Приложение не считается обязательным элементом, но его наличие демонстрирует глубину проработки темы и умение автора работать с информацией.

Правильное оформление приложения может добавить пару баллов к оценке.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector