Advokat-86.ru

Помощь адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция специалиста по кадрам: образец

Должностная инструкция специалиста по кадрам: образец

  • Должностная инструкция специалиста по кадрам: назначение документа
  • Структура ДИ специалиста по кадрам
  • Подводим итоги

Трудовая документация специалиста по кадрам по определению обязана быть образцовой. Важнейший ее компонент — должностная инструкция (ДИ).

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.

ВрачиОхранникиПерсонал и экипажи судов на атомных реакторах
подп. 1 п. 2 ст. 73 №323-ФЗ от 21.11.2011Приказ МВД РФ от 22.08.2011 №960п. 33 правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 01.04.2019 №126

Цель использования должностной инструкции специалиста:

  • устанавливает квалификационные требования к кандидатам на вакансию;
  • регламентирует сферу трудовой ответственности;
  • очерчивает права и обязанности.

Приблизительная структура локального документа, который определяет что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.

Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):

  • в качестве основы для определения требований к квалификации персонала;
  • с учетом особенностей выполняемых сотрудниками трудовых функций.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты от 06.10.2015 №691н, и на его основе работодатель:

  • устанавливает в ДИ требования: о высшем (среднем профессиональном) и дополнительном образовании (повышение квалификации и профпереподготовка);
  • при приеме на работу проверяет наличие соответствующего диплома (свидетельства или удостоверения).

Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Что должна содержать должностная инструкция специалиста по кадрам: примеры и образцы документов

Одним из важнейших документов в работе любого сотрудника является его должностная инструкция. При помощи нее работник четко понимает собственные функциональные обязанности и зону ответственности, а работодатель получает гарантию качественного выполнения работы.

В этой статье мы поговорим о том, что собой представляет должностная инструкция специалиста по кадрам, какими особенностями она обладает, а также представим готовые варианты документов для сотрудников различных учреждений.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции специалиста по кадрам (кадровика) работодателю необходимо указать:

  • к какой категории сотрудников сотрудник относится (к специалистам);
  • каким образованием он должен обладать (высшим профессиональным);
  • кем принимается на должность и освобождается с нее (директором предприятия).

Также от данного специалиста требуется знание:

  • законодательных и нормативных правовых актов, методических материалов по управлению персоналом;
  • трудового законодательства;
  • структуры и штата предприятия, его профиля, специализации и перспектив развития;
  • порядка определения текущей и перспективной потребности в кадрах;
  • источников обеспечения предприятия кадрами;
  • методов анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
  • положений о проведении квалификационных испытаний и аттестации;
  • порядка избрания и назначения на должность;
  • порядка ведения, оформления и хранения рабочей документации;
  • порядка формирования и ведения банка данных о штате предприятия;
  • порядка составления отчетности по кадрам;
  • основ труда и психологии;
  • основ экономики, управления и организации труда;
  • трудового законодательства;
  • правил трудового распорядка организации;
  • норм и правил охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты.

Кроме того, следует и указать, какими документами должен специалист по кадрам в своей деятельности руководствоваться, а именно:

  • действующим законодательством;
  • Уставом предприятия;
  • должностной инструкцией;
  • распоряжениями и приказами непосредственного руководства;
  • Правилами трудового распорядка организации.

Крайне важно и указать, кому подчиняется сотрудник (начальнику отдела кадров), а также кому переходят его непосредственные обязанности на время отсутствия на рабочем месте (должностному лицу, назначенному директором организации).

Должностные обязанности: на что имеет право специалист по кадрам и его ответственность

Во втором разделе инструкции указываются должностные обязанности специалиста, в том числе:

  • выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых специальностей, профессий и квалификации;
  • принятие участия в работе по подбору, отбору и расстановке персонала;
  • изучение и анализ структуры персонала предприятия и его подразделений;
  • участие в изучении рынка труда с целью определения источников удовлетворения потребности компании в кадрах;
  • информирование сотрудников организации об открытых вакансиях;
  • участие в разработке текущих и перспективных планов по труду;
  • участие в подготовке предложений по развитию штата, планированию деловой карьеры и повышению квалификации кадров;
  • участие в организации работы, информационном и методическом обеспечении аттестационных, квалификационных и конкурсных комиссий, а также в оформлении их решений;
  • анализ состояния трудовой дисциплины;
  • контроль своевременного оформления приема, увольнения и перевода сотрудников с должности на должность, выдачу справок об их трудовой деятельности, соблюдения правил заполнения и хранения трудовых книжек, подготовки документов для установления пенсий, льгот и компенсаций, а также внесения соответствующей информации в банк данных о кадрах организации;
  • составление установленной отчетности;
  • обеспечение соблюдения чистоты и порядка на рабочем месте;
  • выполнение распоряжений работников, которым он подчинен в соответствии с должностной инструкцией.

Следующим разделом становятся «Права» — здесь необходимо прописать, что специалист по кадрам вправе:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения об улучшении собственной работы, поощрении отличившихся подчиненных работников и привлечении к ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
  • запрашивать от работников и структурных подразделений организации сведения, необходимые для выполнения прямых должностных обязанностей;
  • знакомиться с документацией, определяющей его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества выполнения трудовых функций;
  • знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности;
  • требовать от непосредственного руководства организации оказания содействия, необходимого для исполнения должностных обязанностей;
  • иные права, предусмотренные действующим трудовым законодательством.

Раздел об ответственности специалиста по кадрам практически всегда является стандартным и содержит в себе такие пункты, как:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных инструкцией;
  • правонарушения, совершенные во время трудового процесса;
  • причинение материального ущерба организации.

Образцы должностной инструкции специалиста отдела кадров

Типовая (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции специалиста отдела кадров, составленной в соответствии с профессиональным стандартом, можно здесь: https://yadi.sk/i/5Q8mX0dD3TTALx

Ведущего

Трудовые обязанности ведущего специалиста выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/1bLNlPDn3TTAZA

Главного

Чтобы найти должностную инструкцию главного кадровика, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/6G4Z5j_i3TTAet

Школы

По следующей ссылке располагается документ для сотрудника бюджетного образовательного учреждения: https://yadi.sk/i/K47ZretI3TTAiG

В дошкольных образовательных учреждениях специалисты по кадрам работают по документам такого плана: https://yadi.sk/i/gogONQxv3TTAqJ

По делопроизводству и кадрам

Таких сотрудников зачастую называют специалистами по кадровому делопроизводству, а их должностные инструкции выглядят следующим образом: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

Таким образом, от правильности составления должностной инструкции зависит качество выполняемой сотрудником работы, именно поэтому к созданию такого документа следует подходить с максимальной ответственностью.

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :

На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

Учет личного состава.

Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Разработка предложений по улучшению условий работы.

Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

ведет личные дела сотрудников ;

составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции :

Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции :

занимаются вопросами воинского учета;

подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Обратите внимание на тот факт, что, несмотря на достаточно большой список обязанностей, которые возложены на сотрудников отдела кадров, довольно часто всю перечисленную работу выполняет один человек, например, когда персонал фирмы состоит из десяти-двадцати сотрудников. Но если речь идет о большом предприятии, где работают тысячи специалистов самых разных специальностей, тогда отдел кадров – это своего рода «фирма внутри фирмы» со своими правилами, законами и четко распределенными обязанностями. И деятельность данного отдела, в отличие от работы спокойных советских кадровиков, о которых упоминали в начале статьи, сильно влияет на общую производительность, рентабельность и другие важные экономические показатели работы крупной компании.

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

– Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы :

отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

отлично знаете все, что касается охраны труда;

умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Образец должностной инструкции

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения заключают с работниками эффективные контракты. Например, требования к образованию и объему знаний, необходимых, чтобы выполнить должностные обязанности специалиста по кадрам в школе, описываются на основе профессионального стандарта:

Описание должностных обязанностей в разделе 3 выглядит следующим образом:

В видео известный карьерный консультант Алена Владимирская рассказывает, каким должен быть специалист по персоналу.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:

+7 (499) 653-60-72 доб 583 (Москва) +7 (812) 426-14-07 доб 406 (Санкт-Петербург) 8 (800) 500-27-29 доб 255 (По России)

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

    разработку и внедрение положения о кадровой политике; участие в создании коллективного договора; составление графика учёта и использования рабочего времени; формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку; составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода; заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела; анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя; своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика; соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров (образец) (36,5 KiB, 2 951 hits)

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Читать еще:  Вывоз тбо к какому классу опасности относится
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector