Advokat-86.ru

Помощь адвоката
21 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверить копию трудовой книжки; образец заверения

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

В 62 статье ТК РФ указан промежуток времени, в течение которого сотрудник после подачи соответствующего заявления должен получить дубликат своей трудовой. Продолжительность данного срока равна трем дням.

Копия книжки может понадобиться в различных ситуациях. Наиболее распространенными являются следующие обстоятельства:

  • необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
  • необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
  • передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.

Основное предназначение копии трудовой книжки – документальное подтверждения стажа сотрудника и наличие постоянного места работы, а, следовательно, и дохода.

В заявлении, в котором работник излагает просьбу выдачи дубликата, ему не обязательно указывать точную причину появления такой необходимости.

Как правильно заверить работодателем?

Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.

Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.

Как правильно заверить:

  • при хранении в компании книжка заверяется работодателем;
  • при хранении у гражданина — заверяется нотариально.

Заверение трудовой работодателем осуществляется поэтапно, с учетом определенных требований.

  1. Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
  2. Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
  3. Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
  4. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.

В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату оформления дубликата.

Также важно указать, где хранится оригинал документа.

Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца. Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки.

Рекомендуем прочитать:

Образец заверения для банка

Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.

Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.

Заверение у нотариуса осуществляется аналогичным образом. При обращении следует помнить, что услуги данного специалиста являются платными.

Образец:

Порядок заверения документа у работодателя

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:

  1. Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
  2. Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
  3. Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.

Представители фирмы-нанимателя после получения от специалиста заявления на копию трудовой обязаны в трехдневный срок исполнить его просьбу (согласно постановлению Кабмина №225). На практике время подготовки документа сокращается до нескольких часов: процедура не предполагает больших временных затрат. Работник вправе не давать пояснений и не сообщать, зачем ему потребовался документ.

Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.

Читать еще:  Как вернуть купленный товар обратно в магазин эльдорадо

Как заверить трудовую книжку работодателем?

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.

Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.

Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.

Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.

В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.

По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.

Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня, после чего вам вынесут мотивированный ответ.

Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.

На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.

Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию.

На последнем листе, в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.

Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.

Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.

Читать еще:  Генетика цвета глаз человека

А вот сам работник заверить себе трудовую не может.

Пример заверения трудовой книжки:

Может ли это сделать главный бухгалтер?

В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.

Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.

Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.

О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.

Кто вправе заверить копию ТК

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным.

Временно не работающие, занятые по договорам подряда и самозанятые граждане, чьи книжки на руках, вправе заверить копию или выписку нотариально. До конца не решена коллизия с индивидуальными предпринимателями – могут ли они заверять дубликаты документов сами себе? По логике — да, но если в банке или у потенциального работодателя возникнут претензии, придётся идти к нотариусу.

Нотариус, как и кадровик, копирует все или указанные страницы трудовой и заверяет подлинность каждого листа своей записью (она обычно заранее набрана на компьютере или на большом угловом штампе), автографом и печатью. Затем помощник сшивает дубликат. Место сшивки также заверяется подписью и печатью нотариуса. Стоимость услуги зависит от количества заверенных страниц, содержание книжки значения не имеет. Если документ повреждён, находится в ветхом состоянии, отсутствует часть страниц, нотариус вправе отказать в услуге.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа:

Порядок заверения трудовой книжки

На сегодняшний день в части порядка заверения копий документов, включая трудовые, действует устаревший Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) и ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно действующему ГОСТу (п. 3.2.6) на копии трудовой книжки и любого другого документа ниже подписи в оригинале должна проставляться заверительная надпись, включающая в себя:

  • подтверждающую надпись «Верно»;
  • полное наименование должности лица, уполномоченного заверять документы (в нашем случае это первый руководитель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек);
  • подпись указанного лица;
  • расшифровка подписи, включающая в себя полную фамилию и инициалы;
  • дату заверения копии.

В копиях трудовых книжек ниже заверительной надписи делается указание на то, что работник работает в соответствующей должности в настоящее время, хотя нормативами проставление такой записи не предусмотрено, а факт занятости следует из содержания последней записи. Постановка оттиска печати на копии согласно ГОСТу не является обязательным, но допускается. В отличие от ГОСТа, п. 1 Указа предусматривает обязательное присутствие на копии оттиска печати, а также указание на то, где на момент изготовления копии находится оригинал. Оттиск печати должен покрывать часть надписи, подписи и расшифровки. Заверительная надпись начинается со следующий строки после последней строчки оригинала.

Концы ниток должны быть заклеены специальной плёнкой или отдельным листочком бумаги на обороте последнего листа. Заверительная надпись размещается на плёнке или листочке с захватом оборотной стороны последнего листа. Оттиск печати должен захватывать заверительную надпись, подпись, плёнку (листочек бумаги) и оборотную сторону. Заверительную надпись можно заменить соответствующим штампом.

Читать еще:  Как могут воспользоваться паспортными данными

Возможно заверение не всех страниц трудовой книжки, а только специально указанных работником в заявлении. В большинстве случаев достаточно подтверждение информации по последнему месту работы. Первая страница книжки должна быть изготовлена во всех случаях.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

  • при обращении в кредитную организацию;
  • при трудоустройстве на дополнительную работу;
  • при оформлении льгот, пособий;
  • при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

  1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
  2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
  3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
  4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector