Advokat-86.ru

Помощь адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; образец оформления

Да, книгу учета нужно вести, так как этого требует законодательство. В документе отражаются принятые на хранение трудовые книжки сотрудников. С рекомендованной формой этого журнала можно ознакомиться в интернете.

Книга учета заводится в организации с целью отражения следующей информации:

  1. Предоставлялся ли работнику дубликат трудовой.
  2. Получил ли он свою книжку при увольнении.
  3. Выдали и сотруднику его трудовую в бумажном виде, если он пожелал вести документ в электронном формате.
  4. Оформлялся ли кадровиком вкладыш для трудовой. Это необходимо делать в том случае, если в документе закончились пустые страницы.
  5. Оформлялась ли новая книжка для работника.
  6. Сдал ли сотрудник свою трудовую после заключения трудового договора с работодателем.

Трудовая книжка находится на сохранении у бухгалтера, специалиста отдела кадров или секретаря.

Как заполнить?

Существуют определенные правила, в соответствии с которыми заполняется книга учета:

  • данные вносятся в хронологическом порядке;
  • документ необходимо опломбировать и прошнуровать;
  • страницы нумеруются до начала использования документа;
  • наличие твердой обложки;
  • документ заверяется специальной надписью, в которой отражается количество страниц.

Книга учета имеет заверительную надпись, располагающуюся на обложке. Журнал движения включает в себя 13 граф, которые заполняются по мере принятия на работу сотрудников.

Пошаговый алгоритм заполнения:

  1. Под первым столбцом проставляется нумерация.
  2. Во 2, 3 и 4 столбце указываются сведения о приеме работника на работу: дата заключения трудового договора и число внесения записи в журнал.
  3. В 5 — указывается имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращений.
  4. В 6 — указываются сведения о трудовой книжке, принимаемой на хранение: серия и номер документа.
  5. В 7 — нужно написать занимаемую должность. При необходимости к записи добавляется категория или разряд.
  6. В 8 — пишется наименование места работы, куда был принят человек.
  7. В 9 — содержится номер приказа, в соответствии с которым был заключен трудовой договор.
  8. В 10 — проставляется подпись кадровика, который будет хранить трудовую.
  9. 11 — заполняется в том случае, если книжка заводится в компании. В столбце указывается сумма, которую сотрудник заплатил за изготовление документа. Если же у работника имеется данный документ, то нужно проставить прочерк в столбике.
  10. 12 — заполняется в том случае, если происходит увольнение. В столбце указывается дата расторжения трудового договора.
  11. 13 — содержит подпись сотрудника в случае увольнения. Она свидетельствует о том, что работник получил на руки свою книжку.
Читать еще:  Единовременная выплата к пенсии женщинам после 1957 года рождения

Скачать бланк и образец заполнения в excel

Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК

Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.

Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.

В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.

Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.

Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Читать еще:  Заявление на отпуск до 1 5 лет и выплату пособия образец

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 – 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 – 50 000 руб.

Как правильно поставить пломбу?

Книга учета и движения трудовых книжек и дополнительных вкладышей в них заверяется специальной пломбой. Нужна контрольная пломба, чтобы надежно заверить тетрадь учета движения трудовых книжек и вкладышей.

ГОСТ 31282-2004 установил, что означает контрольная пломба.

Важно! Поставить контрольную пломбу означает: один раз использовать устройство. Устройство требуется, чтобы определить, пытался ли кто-либо без разрешения открыть документ. Пока номер пломбы не вписан в строку, считается, что журнал не опломбирован.

Перед тем как вести книги учета движения трудовых книжек, заполните титульный лист и сделайте заверительную надпись.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Читать еще:  Возврат денег за турпоездку через суд

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение. Например, это может быть:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • секретариат.

Все перечисленные требования к заполнению документа и его правильному хранению обязательно должны соблюдаться, ведь при проверке трудовой инспекцией его обязательно смотрят. Помимо предупреждения, которое может быть вынесено работодателю в случае выявления незначительных нарушений, за более серьезные недочеты он также может быть и оштрафован.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Как опломбировать?

Раньше такие журналы учета опломбировывали с помощью сургучной печати, но, как показала практика, она не всегда бывает надежна.

Наиболее надежны и удобны в применении пленочные пломбы. Они представляют собой пленку, которая наносится с обратной стороны на листок, приклеенный на шнурок.

Только после того как книга прошита и опломбирована, она готова к внесению в нее записей.

За опломбирование и прошивку ответственность несет специалист по кадрам или делопроизводитель. В небольших организациях этим может заниматься бухгалтер или сам директор.

В случае отсутствия пломбы на книге учета проверяющий сотрудник вправе выписать штраф руководителю предприятия.

При окончании книги обязательно указывается дата закрытия. Неверно также заводить второй журнал книгу учета, если еще не закончился предыдущий.

Как правильно пронумеровать, прошить, опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, можно посмотреть в данном видео:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector